Administrar custos hospitalares, principalmente em momentos de crise, é um desafio que mobiliza e tira o sono de gestores financeiros. Isso porque, na área da saúde, parece haver um impasse entre reduzir custos ou garantir a qualidade dos serviços prestados. 

Mas será que isso é mesmo verdade?

Pensamos que não. Um olhar mais profundo sobre os custos hospitalares pode mostrar, inclusive, que muito dinheiro está sendo desperdiçado em processos desnecessários, equipes inteiras executando tarefas que poderiam ser realizadas por uma máquina, pequenos erros de planejamento, estoques parados e desperdício de recursos. 

Por isso, tirar um tempo para rever a forma como os recursos financeiros do seu estabelecimento de saúde são empregados na rotina hospitalar pode ser uma forma de reduzir custos e ainda, ao contrário do que se pode pensar, melhorar a eficiência e a qualidade do serviço prestado. 

Para compreendermos melhor o que está em jogo, precisamos ter muito claro o que são e quais os tipos de gastos existentes na rotina hospitalar. 

Despesas

As despesas são os gastos que não são diretamente relacionados à prestação do serviço, mas são também importantes para garantir a boa qualidade do atendimento. São os gastos com profissionais de marketing, recepcionistas, contadores e até com o cafézinho da recepção. Vamos além! Até com a colherzinha descartável usada para misturar o açúcar no café da recepção. 

Custos

Custos englobam tudo aquilo que é gasto na prestação de um serviço ou na produção de um bem de consumo, ou seja, um produto. 

Para que um paciente seja atendido em uma clínica, por exemplo, os custos essenciais para que o serviço seja prestado envolvem a infraestrutura do espaço, a compra de EPIs, o salário dos profissionais de saúde, dentre outros. 

Só neste exemplo, já fica evidente que há dois tipos principais de custos, como veremos a seguir:

• Custos fixos – são aqueles que se configuram como uma pendência que se mantém, mesmo que não haja fluxo de serviço. Por exemplo, durante a pandemia do coronavírus, muitos gestores viram o faturamento de suas clínicas cair em 60, 80, por vezes em até 100%, simplesmente porque os pacientes deixaram de marcar e comparecer às consultas eletivas. No entanto, mesmo sem elas, os custos com o aluguel, contas de água, luz, telefone, internet, impostos e financiamentos não deixaram de entrar na planilha. 
  
  
• Custos variáveis – são aqueles cujo valor se altera conforme a demanda do serviço. Por exemplo, nos hospitais e demais estabelecimentos de saúde que continuaram com fluxo durante a pandemia do coronavírus, houve aumento da demanda por EPIs como luvas e máscaras, o que fez com que os valores por unidade crescessem de forma nunca antes vista. 

Ainda, quando falamos em custos, tanto variáveis quanto fixos, podemos ter aqueles que são diretos e os que são indiretos. Confira:  

• Custos diretos – são aqueles diretamente relacionados ao produto ou serviço contratado, de forma que é possível identificar e calcular com facilidade o valor da quantidade consumida ou da prestação do serviço. Alguns exemplos são os EPIs como máscaras e luvas, medicamentos, e o tempo que o profissional empreende em atendimento com seu paciente. 

• Custos indiretos – são custos sobre os quais não é possível identificar de forma direta a relação com o serviço prestado. Por exemplo, o consumo de energia elétrica durante um atendimento médico ou cirúrgico. 

Agora que já temos mais clareza sobre os tipos de despesas e custos que podemos esperar encontrar na área hospitalar, a dica é sempre registrar todos eles, mesmo que pareçam insignificantes, para conseguir uma visão mais realista sobre o fluxo de caixa de seu estabelecimento de saúde. 

Mas ainda há muito mais que você pode fazer para reduzir os custos hospitalares sem perder eficiência. Quer ver? 

1. Reveja e simplifique políticas e processos

Para evitar que muito tempo e recursos sejam gastos em tarefas que pouco valor agregado, é importante fazer uma avaliação da eficiência das rotinas administrativas, para identificar e pôr em prática as mudanças necessárias. Para padronizar processos, ferramentas tecnológicas de automação podem ser ótimas opções. 

Depois de definidas as melhorias, todas as mudanças devem ser documentadas e deve ser fornecido aos colaboradores um protocolo de conduta, para que todos consigam compreender e executar as tarefas de acordo com o desejado, evitando assim os problemas causados pela falta de controle nos processos. 

Para o corpo clínico, pode ser criado um protocolo com informações sobre boas práticas em relação ao tempo de atendimento, pedidos de exames e uso de recursos, buscando evitar a permanência prolongada do paciente no hospital, realização excessiva de exames e o uso indiscriminado de material hospitalar e medicamentos.

Este processo de avaliação deve ser constante. Uma boa alternativa é dar voz aos colaboradores para que eles possam sugerir e testar novas possibilidades de melhorias nas tarefas que fazem parte de suas rotinas.

A padronização e definição de regras claras de conduta e governança te ajudarão também a ter um melhor compliance. 

2. Automatize

A automação pode ser uma excelente forma de reduzir gastos e ganhar mais eficiência nos processos e aumentar a produtividade da sua equipe. 

Automatizar processos significa substituir um trabalho manual, geralmente de tarefas repetitivas e burocráticas, pelo trabalho realizado por uma máquina ou software. 

Dentre os benefícios, está a melhor utilização dos recursos humanos da empresa, que ganha tempo para realizar atividades mais interessantes para o negócio. Além disso, a automação garante uma maior padronização, agilidade e eficiência na realização de processos, transparência e facilidade de acesso à dados e informações que podem servir de base para relatórios de performance. 

Algumas das operações que podem ser automatizadas são: controle de agendas e escalas, confirmação de agendamento, prontuários eletrônicos, gestão financeira e emissão de laudos. 

3. Repense o uso dos espaços

Já parou para pensar que a forma como os espaços são usados e até mesmo como os móveis estão dispostos nos ambientes pode não ser o melhor em termos de aproveitamento do espaço disponível? 

Em alguns casos vale até mesmo contratar um especialista para te ajudar a fazer um uso melhor da infraestrutura disponível. Com isso, você pode otimizar o uso, conseguir mais espaços para atendimento, tornar as salas ambientes mais produtivos. 

Uma boa revisão de infraestrutura também consegue, através da revisão de processos, possibilitar a diminuição do tempo de espera, agilizar o processo de desocupação e limpeza dos espaços.

4. Elimine equipamentos obsoletos

Ar condicionados, aparelhos de exames, impressoras e lâmpadas são alguns exemplos de aparelhos que melhoraram ao longo dos anos, no sentido de oferecer mais economia para os usuários. Por isso, se o seu estabelecimento de saúde não passa por uma reforma e revisão de aparelhos há algum tempo, você pode estar jogando dinheiro fora com equipamentos com consumo extremamente exagerado de energia. 

Em alguns casos, pode sair mais barato procurar por alternativa de outsourcing de alguns procedimentos e equipamentos do que comprá-los. Vale a pena fazer uma pesquisa das diferentes soluções disponíveis no mercado hoje. 

5. Apoie-se em indicadores de performance

A tomada de decisão baseada em dados é uma habilidade que todo gestor precisa começar a desenvolver. Na era digital, usar os dados disponíveis e buscar formas de conseguir mensurar processos é essencial para medir resultados e ancorar decisões de negócios.

Listamos abaixo alguns indicadores que você deve ficar de olho:

• Taxa de ocupação: corresponde ao percentual do total de pacientes atendidos sobre a quantidade de leitos disponíveis por dia em um período pré-determinado. A análise deste indicador permite saber qual o tipo de leito mais usado, informações como idade e sexo com maior demanda e quais convênios trazem mais demanda. Um percentual muito alto pode sugerir a necessidade de expansão.
  
• Produtividade: é essencial ter clara noção sobre os serviços que dão mais retorno financeiro, ou seja, tem maior produtividade, e aqueles que têm baixa produtividade. Isso ajudará a repensar prioridades e investimentos em uma área ou outra e, consequentemente, aumentar o retorno financeiro. 
  
• Rentabilidade:  indica quanto foi o arrecadamento, em relação ao montante de investimentos. Ou seja, qual foi o retorno financeiro do investimento. 
  
• Tempo médio de permanência: é calculado com base na divisão do número de pacientes que passaram na instituição sobre um intervalo de tempo pré-determinado. Lembrando que é importante levar em conta qual o tipo de procedimento, pois isso influencia diretamente no tempo de permanência esperado.
  
• Faturamento: diz respeito à avaliação da capacidade da instituição de faturar sem ter perdas. Nesta análise, é considerado o registro de procedimentos com padrão específico, como procedimentos, especialidades ou convênios. A vantagem é possibilitar o entendimento dos contratos que são mais lucrativos para a instituição.
  
• Satisfação dos pacientes: esse indicador é importante para mostrar a qualidade do serviço prestado. Índices muito baixos indicam insatisfação e podem implicar na perda destes pacientes. Para melhorar os resultados, pode ser necessário investir no atendimento e na jornada do paciente. Um bom meio de medir este indicador é através de avaliação de NPS.

6. Avalie seus fornecedores com frequência

Ter os mesmos fornecedores há muitos anos pode ser bom por um lado, mas, em alguns casos, pode implicar em preços mais altos. Por isso, é importante sempre estar atento às novas opções no mercado, que, por vezes, podem oferecer serviços e produtos de igual ou melhor qualidade por um preço mais baixo. 

Mesmo que queira manter a fidelidade, conhecer o preço praticado no mercado também é importante para negociar valores com o fornecedor atual. 

Além disso, é sempre bom acompanhar se o prometido, em termos de qualidade, está sendo realmente cumprido. 

7. Seja Lean 

A metodologia Lean nasceu nas fábricas da Toyota, como um modelo de gestão e produção “enxuto”. Hoje, o Lean é aplicado nas mais diversas áreas profissionais, como em empresas, e também na área da saúde. 

No modelo Lean, é feita análise dos processos internos, o diagnóstico dos problemas, a definição de metas, o planejamento e a execução de ações de intervenção e, por fim, a determinação de indicadores de avaliação e monitoramento e atribuição de responsáveis pelas ações.

Consiste em uma jornada em busca da melhoria contínua, que se baseia em três princípios básicos:

1. Cultura de melhoria contínua;
2. Respeito entre pessoas, como colaboradores e clientes;
3. Foco no cliente.

O objetivo principal é a busca por eliminar o desperdício, entendido como tudo aquilo que não agrega valor para o paciente. Para identificar onde ocorre o desperdício, é preciso haver um mapeamento do fluxo de valor do paciente, ou seja, dos processos do hospital. 

Com este mapeamento, é possível encontrar e combater as fontes de desperdício, visando reduzir os custos e erros assistenciais.

Conclusão

Em relação à redução de gastos, o que pode ser um fator de comprometimento à qualidade do atendimento ao cliente é o corte arbitrário de custos, sem que busquemos entender de fato o que está causando os problemas. 

Uma análise cuidadosa dos processos como são hoje no seu estabelecimento de saúde é fundamental para a determinação das melhores estratégias a serem tomadas. 

Pode ser que todas as nossas dicas façam sentido para o seu negócio, ou apenas algumas. O importante é conhecer as opções e não esperar mais para agir sobre o problema, especialmente em um momento tão crítico para os negócios como neste período de crise atual.

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Autora: Isabela Abreu
CEO & FOUNDER REDFOX SOLUÇÕES DIGITAIS
Empresa especializada em Transformação Digital na Saúde.
RedFox Soluções Digitais